Por acuerdo del Consejo General de la Arquitectura Técnica de España, es obligatorio adjuntar, junto con la Nota de Encargo habitual, un nuevo formulario, en todos los encargos de Dirección de Ejecución de Obra o de Dirección de Obra, con el que se pretende:

a) Obtención de información sobre tipología constructiva y materiales de construcción al inicio de la obra y una vez ésta se haya ejecutado, para su incorporación a la Base de Datos sobre Obras e Intervenciones Profesionales de la Arquitectura Técnica.

Así, antes de proceder al visado de la Nota de Encargo de una Dirección de Ejecución de Obra o de una Dirección de Obra, los colegiados deberán acceder, a través del enlace, a un formulario electrónico que deberá cumplimentar "on-line" a través del enlace, de la siguiente manera:

1.- Lo primero que ha de hacer el colegiado es habilitarse para poder emplear este formulario. Para ello, la primera vez que accede ha de introducir un nombre de usuario y un password, que puede elegir el colegiado, junto con una dirección de correo electrónico de contacto. Estos datos son los que el colegiado ha de emplear para futuros accesos a este formulario. El COATAC recomienda que el colegiado emplee el mismo usuario y password que tiene para acceder a la página web colegial, para evitar posibles confusiones futuras.

2.- Una vez que el colegiado tiene en pantalla este formulario electrónico, deberá indicar los datos de la obra (descripción y emplazamiento), no siendo necesario introducir ningún dato personal. Luego introducirá las marcas correspondientes en las casillas de "Proyectado", en función de los materiales y tipologías que se hayan previsto en el proyecto. Cuando haya finalizado, seleccionará la opción de "Grabar" los datos y, posteriormente, la de "Imprimir". El sistema generará una secuencia de números (código de referencia) para permitir la vinculación de la información recogida en el formulario con la de los datos de visado, y que el colegiado deberá recordar. Se generará un archivo en formato pdf que, una vez impreso, se deberá adjuntar a la Nota de Encargo. Este requisito será necesario para que el Colegio pueda proceder a su visado. El colegiado podrá realizar, siempre a través de la página web colegial e introduciendo su correspondiente código de referencia, modificaciones posteriores de los datos introducidos en las casillas de "Proyectado", en el caso de que los datos introducidos inicialmente tuvieran algún tipo de error, o que el colegiado se olvidara de introducir algún dato, hasta que decida bloquear dicha posibilidad, en el momento en que esté seguro de haber introducido todos los datos de proyecto y que estos sean correctos, pulsando el botón "Bloquear". No se podrán grabar datos de ejecución sin haber bloqueado previamente los datos de proyecto.

3.- Cuando se haya finalizado la ejecución de la obra en cuestión, el colegiado tendrá que cumplimentar las casillas de "Ejecutado", según lo que se haya ejecutado realmente en obra. Para ello deberá acceder al formulario electrónico, siempre a través de la página web colegial e introduciendo su correspondiente código de referencia. Cuando haya terminado de marcar las casillas que proceda, deberá pulsar "Grabar" y luego "Imprimir". El sistema le dará la posibilidad de imprimir una relación con las diferencias entre lo proyectado y lo ejecutado, para su conocimiento y efectos oportunos.

En el caso de emplear el sistema de Visado Digital, las instrucciones están detalladas en la sección "Visado Digital" de la página web colegial.

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